Stage Assistanat Administration & Communication - H/F/x - Mars 2027 - Durée : 6 mois

Missions & responsabilités principales Gestion administrative & suivi budgétaire Assurer le suivi des budgets de fonctionnement du service Gérer les engagements de dépenses : création des bons de commande, suivi des factures et imputations Créer et mettre à jour les fiches fournisseurs Consolider les données de reporting pour le pilotage de l’activité Veiller au respect des procédures internes Coordination de l’agenda & logistique Organiser et optimiser l’agenda du manager en fonction des priorités du service Planifier et coordonner les réunions stratégiques et transverses (réservations, invitations, logistique) Veiller à la bonne organisation et à l’efficacité des réunions Organiser les déplacements professionnels (réservations, visas, logistique) Assurer le suivi administratif lié aux déplacements et aux événements Support à la gestion d’équipe Relayer les informations clés auprès de l’équipe (emails, invitations, communications internes) Planifier les réunions d’équipe et les événements internes (séminaires, comités éditoriaux) Mettre à jour les différents plannings (présence équipe, CODI, réunions majeures) avec une vision à court et moyen terme Suivre les absences de l’équipe Assurer le suivi des notes de frais du manager Participer au processus d’intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding, matériel, outils internes) Organiser l’envoi des vœux de fin d’année (mise à jour des contacts, coordination des envois, gestion des dotations) Assurer la récupération hebdomadaire du courrier du service Contribuer à la communauté des assistant(e)s (partage de bonnes pratiques, participation aux réunions, amélioration continue des outils et process) Organisation d’événements & relations publiques Participer à l’organisation d’événements internes et externes (relations publiques) Coordonner les prestataires et piloter les aspects logistiques Négocier les devis dans le respect des budgets définis Contribuer à la création des supports événementiels (invitations, programmes, briefs, etc.) Réaliser les bilans post-événements Garantir le bon déroulé des événements (présence possible en soirée) Suivi opérationnel des actions RP Mettre à jour les bases de données de contacts RP Gérer les invitations, relances et remerciements Assurer le suivi logistique des opérations (dotations, envois, etc.) Suivre les budgets liés aux actions de relations publiques Assurer le suivi des relations avec les agences et partenaires

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Job Posting End Date

Target Hire Date

2027-03-01

Target End Date

2027-08-31